4.1 总要求
支付中心的质量管理体系以GB/T19001-2000标准为模式。该质量管理体系涵盖了支付中心承担的政府会计核算和国库集中支付活动。
支付中心所有人员，无论是支付中心领导、部门负责人，还是普通员工，均有责任实施质量管理体系。支付中心主任负责协调、监督和审核体系的运作，并定期组织对体系的运作进行内外审核和管理评审。
4.2 文件要求
4.2.1 总则
本质量管理体系文件由质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录组成。支付中心认真执行质量管理体系文件，其中：
(1) 质量手册是阐明支付中心质量方针和目标，描述质量管理体系的纲领性文件。
(2) 程序文件是描述支付中心管理和业务流程的质量管理体系文件。
(3) 作业指导书是支付中心为了详细规定一些较复杂的工作步骤和方法而制定的质量管理体系文件，它是有关程序文件的支持性文件。
(4) 质量记录用于记录工作情况和体系运作情况。
4.2.2 质量手册
支付中心编制了本质量手册，描述了支付中心的政府会计核算和国库集中支付质量管理体系，是支付中心的工作指南。
4.2.3 文件控制
支付中心制定了《质量管理体系文件控制程序》。按照该文件的规定，质量管理体系文件在颁布前必须评审和批准。质量管理体系文件的修改必须得到批准，使用的必须是有效版本的质量管理体系文件。
(1) 文件和资料的批准和发布
——质量手册、程序文件和作业指导书由管理者代表批准。
——办公室负责对质量管理体系文件的发放、修改、回收、保存、销毁等进行控制。
——办公室负责外来文件的控制。
——质量管理体系文件与资料须有发放清单和发放记录，受控文件须有受控标记。
——为确保使用有效版本的文件，须及时从使用现场撤出标记作废的文件。
(2) 文件和资料的更改
——文件的更改须由该文件的原来的审批部门进行审批，若指定其它部门审批，则该部门须获得审批所需的有关背景资料。
详见《质量管理体系文件控制程序》（QP4.1）
支付中心还制定了《公文处理控制程序》。在该程序中，对收文、文件阅办、发文以及公文归档和管理作了规定：
——收文由办公室负责，收到的文件要及时编号，送交领导批阅，并交有关部门办理。
——有关部门和个人要按照规定及时处理公文。
——对外发文须经过拟文、审签、核稿、签发、编制文号、打印、用印盖章和发送等程序；对内发文须经过拟文、审签、领导审签、复函和执行等程序。
——公文办理完毕后须按照有关规定归档。
公文处理详见《公文处理控制程序》（QP4.2）。
4.2.4 记录控制
支付中心制定并执行《质量记录控制程序》，对质量记录的标识、编目、收集、查阅、归档与保存等进行控制。
——建立《质量记录一览表》，对质量记录进行控制。
——质量记录必须清晰，按照《质量记录一览表》的规定进行保存。
——质量记录检索和查阅，按照《质量记录控制程序》（QP4.3）的规定进行。
——应选择适当的保存环境，以防质量记录的损坏或丢失。
质量记录的控制详见《质量记录控制程序》（QP4.3）。
支付中心制定了《档案管理控制程序》。支付中心的档案分为文书档案、会计档案、声像档案、业务档案、实物档案五种，该文件对这五种档案的收集整理、保管、利用和销毁等作了规定，详见《档案管理控制程序》（QP4.4）。